Zatímco někdy oznámení (notifikace) do vašeho Apple zařízení přináší důležité informace, které zrovna potřebujete vidět, jindy dokáží být spíše kontraproduktivní, v nesprávný čas si žádají vaši pozornost a odpoutávají vás od činnosti, na kterou se zrovna potřebujete soustředit. Naštěstí je možné oznámení nastavit tak, aby fungovala ve váš prospěch a vy jste se jimi mohli zabývat ve chvíli, kdy se to hodí vám. Jak získat zpět kontrolu nad oznámeními a tím i nad vaším časem vám poradí tento článek.

Bez oznámení

Nejradikálnější variantou je bezesporu úplná deaktivace oznámení bez výjimky. Je ovšem velmi těžké se k tomu vůbec odhodlal, protože zvláště ze začátku budete mít pocit, že vám stále něco uniká a on-line svět tak nějak funguje bez vás (můžete se také setkat s výrazem FOMO – fear of missing out).

Pokud však tuto fázi překonáte, stanete se absolutním pánem svého času. Sami určujete, kdy kontrolujete e-mail, kdy kalendář, kdy čtete příchozí zprávy či novinky na sociálních sítích. Nemůže se vám stát, že by vás oznámení vyrušilo v nevhodnou dobu.

Oznámení podle urgence a důležitosti

Pokud oznámení vypnete úplně, může se opravdu stát, že přijdete pozdě na schůzku, proklouzne vám nějaký e-mail nebo se nedozvíte o blížící se expiraci vaší debetní karty. Některé informace jsou pro vás zkrátka důležité a potřebujete o nich být informováni včas.

Chcete-li nechat oznámení zapnutá, ale zároveň je používat efektivně, je vhodné je nejdříve rozdělit podle toho, jak jsou urgentní a jak jsou pro vás důležitá:

• Urgentní jsou taková oznámení, která potřebujete vidět okamžitě, jinak ztrácí svůj význam. Naopak méně urgentní oznámení můžete nechat na později.
• Důležitá jsou taková oznámení, která nesou pro vás nepostradatelnou informaci. Naopak méně důležitá oznámení mají malou nebo žádnou informační hodnotu.

Na základě urgence a důležitosti jsem vytvořil 4 skupiny oznámení, jak vidíte na diagramu níže. Zajímáte-li se o téma produktivity, bude vám jistě připomínat Eisenhowerovu matici.

Skupina “hned”

První skupina s názvem “hned” obsahuje oznámení, která jsou urgentní a zároveň důležitá. Na taková oznámení potřebujete regovat okamžitě a vzhledem k tomu, že mají velkou důležitost, mohou vás i kdykoliv vyrušit. Oznámení ze skupiny “hned” tedy musíte prioritně vyřídit a až poté se vrátit k předchozí činnosti. Proto by jich také mělo být minimum, jinak by docházelo k vyrušení příliš často.

K zobrazení upozornění na tato oznámení je vhodné využít všech dostupných prostředků, které vám nastavení nabízí. Měla by být zobrazena na uzamčené obrazovce, v centru oznámení a jako trvalé bannery. Doporučuji pro ně také ponechat aktivní odznaky (badges) u ikon aplikací a zapnutý zvuk.

Oznámení ze skupiny “hned” jsou jediná, která je užitečné zobrazit i na uzamčené obrazovce. Vaše zařízení nemusíte mít stále u sebe, jakmile se k němu však vrátíte, ihned vidíte, kolik urgentních a důležitých věcí vám uniklo.

Typickými příklady oznámení z této skupiny jsou události z kalendáře, hovory, varování zabezpečovacího systému, dětské chůvičky a další. 

Skupina “později”

Druhá skupina zvaná “později” označuje oznámení, která nejsou urgentní, ale i tak obsahují důležité informace, o které nechcete přijít. Není nutné je řešit okamžitě, ale spíše ve chvíli, kdy se vám to hodí. Tato oznámení by vás neměla rušit od práce, proto je vhodné si na ně vyhradit čas jednou či víckrát za den a zkontrolovat je.

Aby upozornění pro tato oznámení neodpoutávala vaši pozornost, vypněte pro ně zobrazování na uzamčené obrazovce, bannery i zvuk. Odznaky můžou zůstat zapnuté, čímž budete mít přehled o tom, kolik nevyřízených oznámení ze které aplikace máte. Když budete chtít tato oznámení zkontrolovat, najdete je také přehledně seřazená podle času v oznamovacím centru.

Oznámeními ze skupiny “později” jsou například příchozí maily, zprávy, nesplněné úkoly či informace o změně zůstatku na vašem účtu. Jedná se většinou o oznámení, která je vhodné vyřešit hromadně (například ve vyhrazeném čase odpovědět na všechny e-maily).

Skupina “možná”

Poněkud zvláštní skupinou oznámení jsou ta z kategorie “možná”. Jsou sice urgentní, na druhou stranu však nejsou důležitá. Znamená to sice, že na ně potřebujete reagovat okamžitě, pokud to však nestihnete, svět se nezboří.

Pro tato oznámení stačí zapnout tzv. tiché doručení, kdy jsou všechna upozornění směrována rovnou do oznamovacího centra. Určitě nezapínejte bannery, protože ačkoliv jsou tato oznámení urgentní, nejsou důležitá a nesmí vás tedy připravovat o pozornost. Buď si jich všimnete včas, nebo ne.

Mezi oznámení z kategorie “možná” patří třeba některé slevové kupóny a akce, informace o příhozu na aukčních portálech, údaje o aktuální poloze rodinných příslušníků a další jim podobné. Obecně tedy velmi specifické informace, které mají krátkou životnost.

Zvažte však také, zda tuto skupinu oznámení vůbec potřebujete a nevyplatí se je spíše vypnout úplně. Čím méně oznámení vám přijde, tím lépe se v nich budete orientovat. Vždycky přece můžete otevřít aplikaci sami, aniž by vás k tomu oznámení nejdříve vyzvalo.

Skupina “nikdy”

Poslední skupina obsahuje krátce a jednoduše spam. Jsou to informace, které vidět nepotřebujete a nechcete. Již při prvním spuštění aplikace můžete oznámení zakázat, pokud je však stejně povolíte, je možné je v nastavení opět vypnout.

“Spamující” oznámení jsou ta, která zobrazují například hry, VOD aplikace (YouTube, Netflix, …) a obecně všechny ostatní aplikace, které používáte jen občasně a nepotřebujete tedy, aby vám pravidelně posílaly oznámení.

Jak pracovat s oznámeními

Jakmile máte oznámení roztříděná a nastavená, přistupujete k nim následujícím způsobem:

• Pracujete-li a vyskočí na vás oznámení, reagujete na něj okamžitě, protože víte, že je urgentní a důležité. Jiná oznámení vás neruší.
• Vezmete-li zařízení do ruky a uvidíte na uzamčené obrazovce oznámení, platí to samé, co v předchozím případě – reagujete okamžitě.
• Jednou či vícekrát denně otevřete centrum oznámení a zkontrolujete ostatní oznámení, která vám mezitím přišla. Víte, že tato oznámení nejsou urgentní, tedy mohou počkat a vy se jim věnujete, když máte čas.

Postup z tohoto článku funguje jak na iOS a iPadOS, tak i na macOS (s drobnými úpravami). Pokud máte více zařízení, je vhodné na nich nastavit oznámení stejným způsobem. Jednotný přístup je z pohledu efektivity a produktivity důležitý.

Výjimkou jsou Apple Watch, kde můžete být naopak ještě striktnější. Pokud například necháte na iPhone zapnutá upozornění na oznámení e-mailů, kterých vám však chodí desítky za den, na hodinkách byste je měli vypnout úplně. Jinak je to podobné, jako kdyby vám každých pár minut někdo zaklepal na rameno a vyžadoval vaši okamžitou pozornost. V tu chvíli prostě nemáte šanci se soustředit.

Závěrem

Tento návod berte spíše jako ilustrativní. Pro každého z nás je totiž něco jiného urgentní a něco jiného důležité. Proto se vyplatí si v klidu sednout a rozmyslet, jaká oznámení chcete dostávat a do jaké skupiny je zařadíte. Samotné nastavení už zabere jen pár minut. Uvidíte, že odměnou pro vás bude více soustředění a efektivněji využitý čas, který pak můžete věnovat třeba svým koníčkům nebo rodině.

♦ ♦ ♦

♥️ Díky, že jste dočetli až na konec. Zaujal vás článek?

Sledujte mě na sociálních sítích a nenechte si ujít další novinky, komentáře, návody a recenze!

A sdílejte také článek na vaše oblíbené internety 👇